来源:肯特·博格伦，INDOT经济机会部合同合规经理 kborggren@indot.in.gov
Prior to the COVID 19 pandemic, 合同遵从部门已经计划更新我们的一些流程. 以下是我们一直在做的一些事情，以及我们未来的计划:
- FHWA 1391 – 今年FHWA 1391将是ITAP申请，必须通过该门户提交. We will not accept paper reports or excel reports. The report will also be ONE per company, not one per contract. 今年的报告期为7月19日至25日，收集从事联邦资助建筑合同的雇员的数据, 2020. ITAP申请将于2020年7月18日开始，8月31日截止. All prime contractors, subcontractors, and haulers working on Federally funded contracts with a value over $10,000.00 must report their workforce. 如果你的公司在这段时间内没有员工在场，你可以勾选“无活动”框，然后提交报告.
- Subcontractor Payment Tracking System (SPT) – A new version of the SPT system will be available very soon. 它将类似于所有其他ITAP应用程序，并将增加一些功能，例如编辑记录, and PDF reports for your convenience. SPT系统最大的变化之一是分包商验证. All contracts let as part of the July 2020 regular letting and beyond, 将包括特别条款108-C-264分包商付款验证. All subcontractors, and DBE, MBE, WBE, 和IVOSB公司(运输公司和供应商)将被要求在收到付款的月底后不迟于20天内核实它们从主承包商收到的付款. 总承包商负责及时向SPT系统报告所有付款.
- DBE-3 – We continue to meet our statewide DBE goal of 10.过去的报告涵盖了2019年10月1日至2020年3月31日期间，我们实现了12%的增长.95% thanks to the Race Neutral participation of our prime contractors. Standard Specification 103.01(g)要求为任何联邦援助合同中使用的所有DBE分包商/出租人/供应商提交DBE-3表格, 无论他们是否被列入平权法案认证. All completed forms should be submitted to: DBE3@indot.IN.gov. 我们的长期计划是DBE关闭过程大部分是自动化的.
- MBE/WBE/IVOSB-3 – Beginning on July 1st 我们部门将开始关闭MBE/WBE/IVOSB-3流程，就像我们为DBE项目所做的那样. 当IC-642由地区最终记录部门发送给主承包商时，我们将发出合同终止通知. 我们要求从7月1日开始将所有填写好的MBE/WBE/IVOSB-3表格发送至 MBE_WBE3@indot.IN.gov. Please be aware of the “_” between MBE and WBE in the email address.
- OJT Program – In the next few weeks, 我们部门将开始把我们的在职培训(OJT)项目转化为ITAP申请. 我们认为，这将大大简化电子邮件的要求，并将存储信息，以便全年查询. If you have any ideas on functionality as this application is developed, please let us know as we begin this development process by emailing Katie Daniels kdaniels2@indot.in.gov and/or Kent Borggren kborggren@indot.in.gov.
- Affirmative Action Certification (AAC) – 感谢所有在合同发布后24小时内提交DBE报价给我们的主承包商. 它使我们部门能够审核所有报价，并将其与AACs进行比较，并及时解决我们过去的许多问题. As a reminder, 如果报价与您在AAC中输入的不匹配，请提供正规的赌博软件报价的书面文件，说明修改的内容. 手写一份解释也是可以的——只要它清晰易懂. Also, 即使您达到了合同中的DBE目标，并且您承诺使用其他DBE公司, please include those on the AAC. 如果在AAC上出现错误，并且您已经列出了额外的DBE参与, 由于额外的DBE参与，我们都可能避免在授予之前就合同进行“诚信努力”听证会.
- Change in DBE Utilization – 记住，一旦意识到您在aac上所承诺的内容存在问题，请及时提交您在DBE利用率方面的更改. Without an approved Change in DBE Utilization, 由上市DBE公司以外的人执行的任何工作将不会由INDOT支付. Completed Change in DBE Utilizations should be submitted both to DBEChange@indot.IN.gov and the local EEO Officer for tracking purposes.
- Prompt Payment – 提醒一下，所有承包商应在INDOT付款后10个工作日内付款给分包商. 如果分包商/搬运工/供应商觉得主承包商没有及时向他们付款, please submit your concerns to Promptpayment@indot.IN.gov. We will investigate any and all of your concerns.
- SMGR Reports (in ITAP) – 在ITAP中，您可以查看其中一个应用程序SMGR报告，它为您提供了来自SiteManager程序的几条很好的信息. 一旦您可以访问SMGR报告应用程序，您只需输入您的INDOT合同号，就可以访问多个报告. 在顶部部分，IC642CLN报告将为您提供有关整个合同的信息. In the lower section, 渐进式记录活动将为您提供有关特定行项目的信息以及每天记录的内容. 这是一种简单快捷的方法，可以查看INDOT或顾问现场工作人员在特定合同中记录了哪些工作需要付款.
If you have any questions or concerns please let me know at: KBorggren@indot.IN.gov.